POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aux Editions Phidal Inc. (« PHIDAL »), nous donnons de l’importance à votre vie privée et la respectons. PHIDAL reconnaît qu’elle doit conserver et utiliser vos renseignements personnels de manière responsable. Nous avons créé cette politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») pour afficher notre ferme volonté de respecter votre vie privée et votre sécurité, et de vous informer sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels que vous nous fournissez par téléphone, par l’intermédiaire du site, par courrier ou par d’autres moyens (électroniques ou autres). Notre politique vous donne également la possibilité de refuser de fournir les renseignements personnels que vous ne souhaitez pas fournir, de prendre connaissance de tout renseignement personnel que nous avons recueilli, et de le modifier ou de le supprimer. PHIDAL ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera vos renseignements personnels qu’en conformité avec la présente politique.

En fournissant tout renseignement personnel à PHIDAL, y compris tout renseignement fourni durant la visite ou l’utilisation du site Web, d’autres sites ou microsites de PHIDAL, de sites Web de réseautage social et de pages Web comme Facebook, Twitter, Instagram, YouTube ou tout autre site en ligne sur lequel PHIDAL maintient une présence dans le cadre de ses activités (collectivement, le « site »), vous acceptez par les présentes toutes les conditions de la présente politique et consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique. Veuillez noter qu’à l’exception de ce qui est prévu dans la présente politique, nous nous réservons le droit de divulguer, à des tiers, certaines données anonymisées et (ou) compilées que vous nous avez fournies.

Les termes « nous », « notre » et « nos » utilisés dans la présente politique font référence, collectivement, à PHIDAL, à ses services et à ses divisions, ainsi qu’à ses employés, mandataires, agents et autres représentants respectifs (collectivement, « PHIDAL »).

Contenu

QU’EST-CE QU’UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »?

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR PHIDAL?

COMMENT MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS?

COMMENT MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS UTILISÉS?

À QUI MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POURRAIENT-ILS ÊTRE DIVULGUÉS?

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COMMUNIQUÉS À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

TIERS ET SITES WEB DE TIERS

COMMENT PHIDAL STOCKE-T-ELLE ET SAUVEGARDE-T-ELLE MES RENSEIGNEMENTS?

QU’EST-CE QUE LE « HAMEÇONNAGE »?

ENFANTS

COMMENT PHIDAL GÈRE-T-ELLE LE CONSENTEMENT ET COMMENT PUIS-JE EXERCER MES DROITS?

COMMENT PUIS-JE ACCÉDER À MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OU LES MODIFIER?

CODE DE CONDUITE

NOUS JOINDRE

QU’EST-CE QU’UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »?

Nous entendons par « renseignement personnel » toute information qui identifie ou qui pourrait être raisonnablement associée à une personne (une « personne » ou « vous »). Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de vos coordonnées, de votre adresse de courriel et de renseignements liés à votre compte chez nous (selon le cas). Il peut également s’agir de renseignements de type technique, dans l’unique cas où ces derniers permettent de vous identifier en tant que personne. Les renseignements qui sont agrégés et (ou) anonymisés et qui ne peuvent pas être associés à une personne identifiable ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR LA FCJA?

Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre :

– des identifiants et des coordonnées, comme votre nom, votre courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, vos photos et vidéos ou les renseignements relatifs à votre compte (si vous avez créé un compte, par exemple);

– des renseignements démographiques et des champs d’intérêts, comme votre âge, votre sexe, et les langues que vous parlez,

– des renseignements transactionnels, le détail figurant sur vos cartes de paiement;

– vos activités sur notre site, les données de votre parcours de navigation, les connexions au compte, vos préférences et vos adresses IP si elles peuvent servir à vous identifier en tant que personne;

– des renseignements relatifs à votre géolocalisation recueillis lorsque vous naviguez sur le site;

– tout autre renseignement que vous nous fournissez.

COMMENT MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS?

Directement de votre part

Nous recueillons également des renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez directement, par exemple si vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel ou autrement, créez un compte d’utilisateur et un mot de passe, vous connectez en tant qu’utilisateur enregistré au site et remplissez votre (vos) profil(s), ou lorsque vous nous présentez ou publiez un texte, une image, une vidéo, un son ou toute autre information, contenu ou autre matériel par l’intermédiaire d’une page Web de réseautage social ou d’un compte de la PHIDAL comme Facebook, Twitter, Instagram ou YouTube. À l’issue de telles actions, vous pourriez nous avoir fourni des renseignements personnels, comme votre nom, votre date de naissance, votre courriel, votre adresse postale, vos numéros de téléphone, les renseignements figurant sur votre carte de crédit, des renseignements financiers et, dans certaines situations, vos commentaires, vos suggestions, vos idées, vos opinions et vos préférences individuelles.

Par l’intermédiaire des technologies en ligne

Chaque fois que vous naviguez sur le site, les renseignements suivants pourraient être automatiquement obtenus et compilés : votre adresse de protocole Internet (IP) et les renseignements figurant au registre des noms de domaine associés à cette adresse IP; le nom de votre navigateur Internet, de votre système d’exploitation et de la plateforme matérielle que vous utilisez; la date et l’heure de votre visite; le nom et l’adresse (URL) de la page Web que vous avez consultée immédiatement avant d’accéder au site; la requête (si applicable) saisie dans un moteur de recherche pour vous conduire au site; et toute autre donnée sur votre « parcours de navigation ».

Ces renseignements peuvent être stockés dans nos fichiers journaux. En outre, le registre complet de vos actions sur le site, y compris le nom de toutes les pages visitées, le temps passé sur chaque page, les renseignements envoyés ou reçus et les noms de tous les fichiers téléversés ou téléchargés, est recueilli. Ces renseignements de suivi pourraient être compilés par nos soins au sein d’un plus grand ensemble de données et mis à la disposition de tiers afin d’extraire les données démographiques de nos utilisateurs.

Les technologies que nous utilisons peuvent comprendre :

– Des témoins, qui sont de petits fichiers de données enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous naviguez sur un site Web, pour que des renseignements comme vos identifiants de connexion ou vos préférences linguistiques puissent être sauvegardés entre deux visites. Les témoins vous permettent par exemple de vous connecter rapidement lorsque vous naviguez sur notre site. Dans certains cas, ces renseignements ne sont conservés que durant l’ouverture de session et sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur. Dans d’autres cas, les renseignements sont stockés sur votre disque dur. Les témoins rappellent ensuite les renseignements utilisés à votre retour sur le site. Les témoins peuvent stocker divers renseignements, notamment un identifiant unique qui peut être utilisé pour savoir quelles pages vous avez visitées sur le site et le nombre de fois que vous avez consulté une page donnée ou un autre élément du site, des renseignements de connexion ou d’enregistrement, vos préférences et l’historique de vos transactions, si applicable.

– Des pixels invisibles, qui sont des éléments utilisés pour suivre les personnes qui consultent une page Web ou ont ouvert un courriel. Ces éléments nous permettent de comprendre votre comportement en ligne, de faire le suivi de l’envoi de nos courriels et d’adapter notre offre publicitaire à votre profil. Ces outils permettent également à nos outils de suivi tiers de recueillir des renseignements, comme votre adresse IP, et de nous les fournir sous forme agrégée et anonyme (c’est-à-dire de manière à nous empêcher de vous identifier personnellement). On entend par « renseignements agrégés » les renseignements personnels compilés et exprimés sous forme résumée ne contenant aucune donnée permettant d’identifier une personne.

– D’autres technologies, comme les machines analytiques, qui extraient des données d’utilisation de plusieurs sources et nous aident à gérer et à recueillir ces données pour les utiliser à des fins de personnalisation ou d’adaptation du contenu, et d’autres méthodes permettant de mieux comprendre les besoins et les préférences de nos clients.

À partir de réseaux sociaux tiers

PHIDALa installé sur le site divers protocoles de modules d’extension pour les médias sociaux, comme le bouton « J’aime » de Facebook, qui vous permettent de témoigner de votre appréciation et de votre intérêt pour les services, les événements, les programmes spéciaux et les initiatives de PHIDAL avec vos amis et vos contacts. Lorsque vous utilisez l’un de ces protocoles, PHIDAL a également accès à ces renseignements. Facebook et d’autres réseaux sociaux tiers, qui fournissent des modules d’extension interactifs pour que nous ayons accès à des fonctionnalités sociales sur le site (pour nous connecter à Facebook, par exemple), pourraient utiliser des témoins pour recueillir des renseignements sur votre utilisation du site. La manière dont les données recueillies par un tiers sont utilisées dépend de la politique de protection des renseignements personnels du réseau social lié au site Web des tiers visés. PHIDAL vous encourage à consulter les politiques de protection des renseignements personnels de ces tiers.

Nous pourrions également obtenir des renseignements analytiques et statistiques provenant de réseaux sociaux tiers et les utiliser pour nous aider à mesurer le succès et l’efficacité du contenu que nous affichons sur les réseaux sociaux, en nous attardant, par exemple, sur le nombre d’impressions et de clics liés au contenu dont PHIDAL fait la promotion.

COMMENT MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS UTILISÉS?

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

Pour gérer nos activités de fonctionnement

Nous utilisons vos renseignements personnels pour gérer notre fonctionnement, et notamment pour :

– déployer et gérer nos applications et nos systèmes informatiques, notamment notre site;

– vous informer des modifications apportées à nos services, à nos conditions ou à nos politiques et vous faire parvenir des messages administratifs, des mises à jour, des avis juridiques, des avis techniques ou des alertes de sécurité;

– permettre votre participation à des programmes, des événements ou des initiatives;

– assurer la sécurité du public, de nos utilisateurs et de nos employés;

– nous protéger et protéger les tiers contre les erreurs et la fraude;

– répondre à nos obligations contractuelles, légales et réglementaires.

Pour nos activités de marketing

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous faire parvenir des nouvelles sur nos produits, ventes, concours, promotions, évènements, sondages, tirages, ou tout autres initiatifs, renseignements portant sur des produits qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Nous pourrions le faire en communiquant avec vous de différentes manières, notamment par courriel, par téléphone, par courrier direct ou par l’intermédiaire des médias sociaux. Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages électroniques commerciaux, veuillez-nous le faire savoir en suivant les instructions de désabonnement incluses dans chaque message électronique commercial. Si vous voulez en savoir plus sur la gestion de vos préférences, veuillez-vous reporter aux sections « Comment PHIDAL gère-t-elle le consentement et Comment puis-je exercer mes droits », ci-après.

Pour effectuer des recherches et des analyses

Dans la mesure du possible, nous utiliserons vos renseignements sous forme agrégée et (ou) anonymisée. Afin de mieux vous servir et de mieux servir notre clientèle dans son ensemble, nous pourrions, à toute fin, réunir les renseignements que vous nous fournissez en personne, en ligne, par téléphone ou par écrit. Nous pourrions également lier les renseignements que vous nous avez fournis à des renseignements démographiques facilement accessibles dans l’objectif de communiquer avec-vous par téléphone (y compris au moyen d’un système téléphonique de réponse automatique), par courriel, par courrier postal ou par d’autres moyens électroniques, au sujet de nos produits, de nos sondages, et d’autres initiatives.

À QUI MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POURRAIENT-ILS ÊTRE DIVULGUÉS?

Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à un tiers non affilié sans votre consentement préalable, sauf dans les cas ci-dessous :

– Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels au sein des divisions de PHIDAL, et ce, pour que ses différentes divisions puissent communiquer avec vous (par courriel, par téléphone, par courrier ou autre), vous remettre du matériel promotionnel ou vous renseigner sur les nouveautés susceptibles de vous intéresser, ou recueillir et utiliser vos renseignements en conformité avec la présente politique et à d’autres fins que celles qui y sont décrites.

– Nous pourrions faire suivre des renseignements personnels à des prestataires de service tiers non affiliés pour qu’ils les traitent en notre nom (comme des centres de traitement des commandes, des prestataires de soutien technique, des services de livraison et des institutions financières). Nous demandons à ces prestataires de service de limiter leur accès aux renseignements personnels et leur utilisation à ce qui est strictement nécessaire dans le cadre de leur prestation de services de même que de respecter la confidentialité, les procédures de sécurité et les mesures de protection mises en place.

– Nous pourrions décider de confier tout ou partie de nos activités de fonctionnement à un tiers, de fusionner avec une autre entité ou de réaliser toute autre forme de transaction juridique. Si vos renseignements personnels sont requis dans le cadre de telles transactions, nous respecterons les exigences légales en matière de divulgation des renseignements personnels et veillerons à ce que vos renseignements personnels soient traités de façon conforme à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels au Canada.

– Les lois applicables pourraient permettre ou exiger l’utilisation, la communication ou la divulgation de renseignements personnels sans consentement dans des circonstances précises (comme dans le cadre d’un sondage et de la prévention d’activités illégales réelles ou suspectées, y compris la fraude, ou pour aider le gouvernement et les organismes chargés de l’application de la loi). Il peut, entre autres, s’agir de situations où la loi le permet ou l’exige, ou lorsque telle utilisation, communication ou divulgation est nécessaire pour protéger la propriété, les intérêts et les droits de PHIDAL et de ses affiliés, de ses employés, ou d’autres personnes. Dans ce cas, nous ne communiquerons pas plus de renseignements personnels que ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre un but particulier.

Mis à part les situations mentionnées ci-dessus, nous pourrions, avec votre consentement implicite ou explicite, communiquer ou divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur de PHIDAL, conformément aux lois applicables.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COMMUNIQUÉS À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

Dans certains cas, vos renseignements personnels pourraient être communiqués à des autorités extérieures au Canada, à des prestataires de service ou à des organisations affiliées. Par conséquent, vous comprenez que vos renseignements personnels seront soumis aux lois d’autres juridictions que la juridiction canadienne et qu’ils pourraient être mis à la disposition d’autorités gouvernementales étrangères en vertu d’ordonnances légales et de lois applicables dans ces juridictions. Nous prendrons des mesures pour protéger vos renseignements, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et à la présente politique, et ce, quelle que soit la société ou la personne qui traite vos renseignements et sans égard au lieu de traitement.

TIERS ET SITES WEB DE TIERS

Les sites de tiers auxquels vous accédez directement grâce à des hyperliens ou à d’autres instructions trouvées sur notre site pourraient recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, ou lier et combiner des renseignements vous concernant à d’autres renseignements personnels qu’ils ont pu recueillir sur vous, pour atteindre leurs propres objectifs.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis par de tels tiers, PHIDAL ne les collecte pas, ne les utilise pas et ne les divulgue pas. Ces renseignements sont soumis aux politiques de protection des renseignements personnels des tiers en question. Nous ne contrôlons pas la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels et PHIDAL vous encourage à consulter les politiques de protection des renseignements personnels de ces tiers.

Dans certains cas, PHIDAL pourrait avoir conclu une coentreprise ou un partenariat, ou toute autre forme d’intérêt participatif, avec d’autres organisations pour proposer certaines plateformes ou offrir certains services. Aux fins de la présente politique, ces coentreprises, partenariats ou intérêts sont également des tiers par rapport à PHIDAL et ne figurent pas sur le site, sauf si PHIDAL utilise les plateformes ou les services visés pour promouvoir ses services ou ses initiatives.

COMMENT LA FPHIDALSTOCKE-T-ELLE ET SAUVEGARDE-T-ELLE MES RENSEIGNEMENTS?

Nous avons adopté des processus physiques, technologiques et organisationnels visant à préserver la confidentialité des renseignements personnels et à les protéger en cas de perte ou de vol ainsi que d’accès, de divulgation, de copie, d’utilisation ou de modification non autorisés, à la lumière, entre autres, de la sensibilité des renseignements et des objectifs de leur utilisation.

QU’EST-CE QUE LE « HAMEÇONNAGE »?

Le « hameçonnage » est une manœuvre frauduleuse menée dans le but de soutirer des renseignements personnels. Si vous recevez un courriel qui semble provenir de PHIDAL dans lequel on vous demande de fournir des renseignements personnels, veuillez ne pas y répondre. Nous ne demandons aucun renseignement personnel par courriel. Si vous avez des doutes, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

ENFANTS

Parce qu’il est très important de protéger la vie privée des enfants, accès à notre site pour des enfants âgés de moins de 13 ans ne sera possible sans le consentement préalable et vérifiable de ses parents ou d’un autre représentant légal. Si un parent ou un tuteur découvre que son enfant nous a fourni des renseignements personnels permettant l’identification de ce dernier, il peut, sur simple demande, consulter les renseignements fournis par l’enfant et exiger que ceux-ci soient supprimés de nos dossiers. Dans un cas comme celui-là, nous demandons au parent ou au tuteur de l’enfant de bien vouloir communiquer avec nous en utilisant les coordonnées figurant à la rubrique « Nous joindre » ci-après.

COMMENT PHIDAL GÈRE-T-ELLE LE CONSENTEMENT ET COMMENT PUIS-JE EXERCER MES DROITS?

En accédant au site, en répondant à des courriels ou en nous fournissant des renseignements liés à nos services, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels, comme le précise la présente politique. Dans certains cas, votre consentement pourrait être « implicite », c’est-à-dire que votre action ou votre inaction au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels est interprétée comme une preuve de consentement.

Nous sollicitons généralement votre consentement lorsque nous voulons utiliser des renseignements personnels à de nouvelles fins ou à d’autres fins que celles précédemment indiquées, au moment de la collecte, dans la présente politique auxquels vous vous êtes inscrit ou avez participé. Votre consentement peut être retiré à tout moment, sauf dans certains cas, notamment en cas d’exigences légales ou réglementaires, ou parce que vous avez des obligations contractuelles envers nous.

Si vous choisissez de ne pas nous fournir certains renseignements personnels ou de retirer votre consentement, lorsqu’un tel retrait est possible, vous pourriez ne pas pouvoir bénéficier des services, des sondages ou des concours qui pourraient vous être proposés.

Si vous avez déjà consenti à la collecte, à l’utilisation et (ou) à la divulgation de vos renseignements personnels, vous pourrez par la suite retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exigences légales ou réglementaires, ou des obligations contractuelles, et à condition de donner un préavis raisonnable, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière décrite à la section intitulée « Nous joindre » ci-après. Notre responsable de la protection des renseignements personnels pourra également vous renseigner sur les incidences du retrait de votre consentement.

Si vous voulez nous demander de ne plus vous envoyer de communications promotionnelles, vous pouvez retirer votre consentement en suivant les instructions de « désabonnement » fournies dans chacun de nos messages, ou en communiquant avec nous de la manière décrite à la section intitulée « Nous joindre » ci-après. Le traitement de votre demande pourrait prendre jusqu’à dix (10) jours.

Durant cette période, vous pourriez continuer à recevoir des communications de PHIDAL.

Nous avons recours à des technologies comme les témoins pour faire le suivi de vos interactions avec notre site et pour améliorer votre expérience. Vous pouvez supprimer ou désactiver certaines de ces technologies à partir de votre navigateur. Veuillez-vous reporter aux instructions ou à la page d’aide de votre navigateur pour en savoir plus sur la manière de bloquer, de supprimer et de gérer les témoins sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Nous pourrions également faire appel à des tiers (à des sociétés Web ou à des plateformes de médias sociaux, par exemple) qui utilisent certaines technologies pour analyser votre comportement de navigation lorsque vous naviguez sur notre site. Vous pouvez gérer vos préférences de confidentialité à l’égard de certains tiers en utilisant les fonctionnalités de leurs plateformes. Veuillez noter que le fait de désactiver, bloquer ou supprimer certaines de ces technologies, comme les témoins, pourrait rendre certaines fonctionnalités du site inutilisables.

COMMENT PUIS-JE ACCÉDER À MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OU LES MODIFIER?

Vous avez le droit de demander un accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet et, si nécessaire, de les corriger. Pour présenter une telle demande, veuillez communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. (Reportez-vous à la rubrique « Nous joindre » ci-après.) Il vous incombe de fournir des renseignements exacts, corrects et complets. Vous pouvez également communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels au sujet de toute question ou plainte relatives à la présente politique et aux pratiques de PHIDAL en matière de protection des renseignements personnels en général. (Reportez-vous à la rubrique « Nous joindre » ci-après.)

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Si nous décidons de modifier la présente politique, nous modifierons également la version publiée sur le site. Vous serez ainsi informés des changements apportés et des renseignements que nous recueillerons à partir de cette date, de la manière dont nous pourrions les utiliser et si (et de quelle façon) ces renseignements pourraient être divulgués à des tiers. En cas de modifications importantes, nous émettrons un avis d’une visibilité accrue lorsque les lois applicables l’exigeront. Si vous continuez à utiliser nos services après l’entrée en vigueur de la version modifiée de la politique ou après avoir pris connaissance de la mise à jour, vous acceptez d’être lié par tous les changements, sauf si vous nous informez par écrit, par téléphone ou par courriel que vous souhaitez retirer votre consentement conformément aux procédures prévues dans la présente politique. Si vous n’acceptez pas les modifications apportées à notre politique de protection des renseignements personnels, il vous incombe de cesser d’utiliser nos services. Vous êtes tenu de consulter régulièrement la présente politique de protection des renseignements personnels pour vous assurer que vous avez lu, compris et accepté la dernière version. La « date d’entrée en vigueur » figurant au bas de la présente politique de protection des renseignements personnels correspond à la date de la dernière mise à jour.

CODE DE CONDUITE

Éditions Phidal, Inc. (“PHIDAL”) s’engage à respecter une norme d’excellence à travers l’ensemble de ses activités. PHIDAL s’efforce de mener ses opérations conformément à des normes éthiques et commerciales élevées et exige de ses fournisseurs et de tout autre partenaire commercial qu’ils se comportent de la même manière. PHIDAL s’efforce continuellement d’améliorer l’environnement de travail de l’ensemble des personnes impliquées dans la chaîne d’approvisionnement de ses produits.
PHIDAL s’engage à opérer avec intégrité et conformément aux lois et réglementations applicables. En conséquence, nous avons établi ce « Code de conduite » pour nos fournisseurs et autres partenaires commerciaux (« Code »), qui énonce les normes attendues de tout fournisseur ou partenaire commercial faisant affaire avec notre entreprise.

Nous recherchons des relations avec des Fournisseurs qui mettent de l’avant des valeurs éthiques et qui respectent une approche à la fois constructive et respectueuse. Les Fournisseurs qui agissent illégalement ou de manière contraire à l’éthique mettent à risque d’exposer notre entreprise ainsi nos collègues à des poursuites judiciaires et nuire considérablement à la réputation et à la marque de PHIDAL. Nous nous engageons donc avec des Fournisseurs qui s’engagent à se conformer à nos normes énoncées dans le document ci-inclus.

Tel qu’utilisé dans ce Code, « Fournisseur » fait référence à toute entreprise ou individu qui nous fournit des produits, du personnel ou des services, y compris son personnel, ses sous-traitants et ses agents. « Partenaire commercial » fait référence à toute autre entité ayant un partenariat commercial avec nous.
En faisant affaire avec notre entreprise ou en agissant en notre nom, nous attendons de vous, de votre personnel et de vos sous-traitants, que vous agissiez de manière éthique et que vous vous conduisiez conformément à ce Code et à ses exigences ainsi qu’à toutes les lois et réglementations applicables dans chaque juridiction où vous opérez. Nous vous demandons de prendre les mesures appropriées pour garantir que les principes de ce Code sont communiqués à votre personnel et à travers l’ensemble de votre propre chaîne d’approvisionnement.

Les Fournisseurs, Entrepreneurs et Partenaires commerciaux de PHIDAL devront adhérer et/ou respecter les Normes suivantes :

I. RESPECT DES EMPLOYÉS :

Recrutement d’employés et pratiques générales

Les Fournisseurs ne doivent recourir à aucune forme de travail forcé, complaisant ou involontaire, et les employés ne doivent pas être obligés de présenter des papiers d’identité ou de payer des frais de recrutement (y compris les frais de service obligatoires, les dépôts ou les retenues sur salaire pour couvrir les dépenses de recrutement) au Fournisseur ni à ses subordonnés ou courtiers comme condition de travail.

Abus, harcèlement et mesures disciplinaires

Tous les Employés seront traités avec dignité et respect. Vous les recruterez en fonction de leur capacité à exercer le travail requis, et non en fonction de leurs caractéristiques ou convictions personnelles. Vous les traiterez de manière équitable et conformément aux lois et réglementations applicables en matière de travail et d’emploi. Les installations offriront un environnement de travail inclusif et non discriminatoire, interdisant notamment toute forme de harcèlement ou de discrimination fondée sur la race, l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle et le genre d’un individu. Les abus, contraintes ou menaces physiques, sexuels, verbaux ou mentaux, ou toute autre forme de harcèlement au cours des relations de travail sont interdits.

Les pratiques disciplinaires mises en place doivent être justes et appropriées et doivent être clairement énoncées et communiquées aux employés. Les employés doivent avoir le droit de faire appel des décisions de leur employeur et de pouvoir porter plainte ou engager une procédure disciplinaire, conformément aux lois du travail et de l’emploi applicables.

Les Fournisseurs doivent mettre en place des mécanismes et des procédures appropriés et efficaces sur le lieu de travail grâce auxquels les employés peuvent déposer des plaintes. Ces mécanismes de réclamation doivent être équitables, formellement définis et communiqués à tous les employés sur un lieu de travail, y compris les entrepreneurs ou subordonnés employés par les fournisseurs de main d’œuvre. La documentation doit être conservée dans un dossier et mise à disposition pour examen. Aucun employé ne devrait subir un licenciement, une discrimination ou tout autre traitement injuste en raison du dépôt d’une plainte.

Travail des enfants et âge des jeunes employés

Tous les employés doivent être âgés d’au moins 15 ans pour travailler ou du moins l’âge requis pour se conformer aux lois et réglementations applicables en matière de travail et d’emploi. L’Entreprise doit être en mesure de vérifier la validité des documents officiels justifiant de la date de naissance de chaque Employé, ou de tout document ayant valeur légale attestant de son âge.

Les Employés de moins de 18 ans n’effectueront pas de travaux impliquant la manutention ou le transport de charges lourdes, de travail de nuit, ni de toute autre activité similaire, le tout conformément aux lois du travail et de l’emploi applicables.

Le travail des enfants couvre tous les types de travaux effectués par des employés de moins de 15 ans, sauf lorsque cet emploi constitue la base d’une formation professionnelle ou prend la forme d’un programme éducatif. Toutefois, pour un emploi ou un travail qui, par sa nature ou ses circonstances, ne convient pas à une personne de moins de 18 ans, le travail des enfants désigne les employés de moins de 18 ans.

Recrutement légal

Les Fournisseurs recruteront des employés qui ont légalement le droit de travailler dans la juridiction hôte, y compris en examinant la documentation pertinente, le cas échéant.

Environnement de travail

Les lieux de travail doivent être bien ventilés avec des postes de travail confortables et bien éclairés. Aucun employé ne doit être soumis à des conditions de travail dangereuses ou malsaines (y compris avec des machines dangereuses, une structure ou un aménagement de bâtiment dangereux et des produits chimiques et substances dangereuses) et tous les équipements de sécurité nécessaires doivent être fournis gratuitement par le fournisseur.

Les usines et les sites de travail utilisés par le Fournisseur doivent être sécuritaires, hygiéniques et disposer d’un nombre suffisant d’issues de secours accessibles et clairement identifiées depuis tous les bâtiments (y compris les installations de production et de stockage, ainsi que les bureaux et les logements utilisés par les employés).

Les Fournisseurs mettront en œuvre des procédures et des garanties appropriées pour garantir un environnement de travail sûr, sécurisé et sain à leurs travailleurs et/ou à leurs sous-traitants. Les fournisseurs seront responsables de s’assurer qu’ils respectent les exigences légales et les meilleures pratiques applicables, et que leurs employés ont accès à suffisamment d’eau potable, à des installations sanitaires, à une sécurité incendie et à une évacuation d’urgence, ainsi qu’à un éclairage propice et une ventilation adéquate.

Sécurité et bien-être des employés

Les employés ne doivent pas être obligés de travailler des horaires extrêmes ou de travailler sans périodes de repos adéquates.

Les employés ne doivent pas être recrutés dans des conditions potentiellement dangereuses sans une formation ou une supervision régulière et adéquate en matière de sécurité. La formation doit inclure les procédures d’évacuation d’urgence et, pour le personnel désigné approprié, les premiers soins. Des enregistrements adéquats de toutes les formations en matière de sécurité doivent être conservés et mis à la disposition de PHIDAL pour inspection. Des services de premiers secours adéquats doivent être facilement accessibles à tous les travailleurs.

Horaires, salaire et avantages sociaux

Les fournisseurs doivent se conformer à la législation locale régissant l’emploi, les heures de travail et la rémunération, y compris tout salaire minimum, indemnités et avantages sociaux (y compris, sans s’y limiter, les congés, les congés de maladie, la garde d’enfants, les congés de maternité, la sécurité sociale). Les salaires doivent respecter les normes de salaire minimum prévues par les lois sur l’emploi et le travail en vigueur. Les salaires doivent être suffisants pour répondre aux besoins fondamentaux des employés et assurer un revenu discrétionnaire raisonnable.

Les employés doivent recevoir des informations écrites claires et simples sur leur emploi, conditions de travail et avantages sociaux (y compris le salaire et les heures ou le travail) avant de commencer le travail et les Fournisseurs doivent tenir des dossiers d’emploi précis.

Les employés ne doivent pas être obligés de travailler des heures excessives et ne peuvent pas, dans le cadre normal de leur emploi, travailler plus de 60 heures par semaine (y compris les heures supplémentaires). Tous les employés ont droit à au moins un jour de congé par période de 7 jours et les heures supplémentaires doivent être strictement volontaires et payées à un taux majoré, conformément aux lois du travail et de l’emploi applicables dans leur juridiction.

Le Fournisseur paiera ses employés en temps convenu et approprié, et leur fournira la compensation (y compris les heures supplémentaires et les avantages sociaux) requise par la loi et/ou le contrat en vigueur. Les heures supplémentaires doivent être payées au moins au salaire minimum ou au salaire horaire régulier. Le Fournisseur veillera à ce que le recours aux heures supplémentaires forcées ou aux déductions injustes sur le salaire soit interdit.
Lorsque des retenues sont prélevées sur les salaires, elles doivent être autorisées conformément à la loi sur l’emploi et le travail de leur juridiction, être d’un montant précis et se rapporter au service fourni pour cette déduction. Le recours à des amendes à titre de mesure disciplinaire n’est pas autorisé.

Les Fournisseurs doivent se conformer à toutes les législations applicables concernant l’assurance maladie, les prestations de retraite et d’indemnisation des accidents du travail, ainsi que tout autre avantage, comme dicté par la législation applicable.

2. INTÉGRITÉ DE L’ENTREPRISE :

Normes générales :

Les Fournisseurs doivent conserver des dossiers d’emploi tenus à jour, y compris le calcul du salaire et des heures travaillées. Les Fournisseurs doivent être transparents et coopératifs lors de toute vérification de leurs dossiers d’emploi.

Les Fournisseurs ne doivent pas se livrer à des pots-de-vin, à la corruption ou à d’autres pratiques similaires pour obtenir un avantage concurrentiel ou pour influencer les conclusions des audits ou d’autres évaluations similaires des pratiques commerciales du Fournisseur.

Les Fournisseurs doivent mettre en place des systèmes efficaces de gestion des risques et de supervision des jeunes employés.

Les Fournisseurs ne doivent discriminer les employés de quelque manière que ce soit en raison de la race, de la caste, de la culture ethnique, du sexe, de l’âge, du handicap, de la santé (y compris la santé mentale), de la grossesse, de l’état civil, du statut de famille ou de soignant, de l’orientation sexuelle, de l’appartenance syndicale, de la religion ou affiliation politique.

Documentation et contrôle

Les Fournisseurs doivent adopter des systèmes efficaces pour la mise en œuvre des dispositions du présent Code par les Fournisseurs et pour surveiller et documenter le respect de ses dispositions à la satisfaction de PHIDAL. Les Fournisseurs seront à leur tour responsables de l’application et du contrôle de la conformité de leurs propres Fournisseurs.

Les Fournisseurs doivent permettre à PHIDAL d’entrer dans leurs locaux (et tout autre lieu de travail utilisé pour ou pour le compte du fournisseur) afin de vérifier si ce dernier respecte la présente politique et sa conformité.
PHIDAL reconnaît que ses Fournisseurs ne seront peut-être pas immédiatement en mesure d’atteindre toutes les normes énoncées dans la présente politique, mais PHIDAL est disposé à travailler avec des Fournisseurs qui :
– démontrent une approche responsable et transparente de leur travail et de leurs pratiques générales ; et
– démontrent un engagement clair et continu à améliorer leurs normes éthiques et environnementales.

Conflits d’intérêts

Évitez toute situation pouvant impliquer un conflit d’intérêts. N’utilisez pas nos informations à des fins personnelles ou pour promouvoir une entreprise ou une activité concurrente. Nous vous demandons de nous divulguer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu avec le travail que vous effectuez pour nous résultant de relations personnelles ou professionnelles avec nous et nos employés, clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, ou nos concurrents.

Cadeaux et divertissements

Nous n’offrons ni n’acceptons de cadeaux ou de divertissements susceptibles de susciter des inquiétudes quant à notre intégrité personnelle. Même lorsque des cadeaux ou des divertissements sont échangés pour les plus purs motifs d’amitié personnelle ou professionnelle, ils peuvent être mal compris et perçus comme un avantage indu. Nous ne devons pas offrir ou accepter de cadeaux ou de divertissements qui pourraient susciter des inquiétudes quant à notre intégrité personnelle ou à l’intégrité et à l’indépendance de PHIDAL.

Les cadeaux ou divertissements ne peuvent être offerts que lorsque cela est approprié et lorsqu’il n’y a aucun risque de donner l’impression d’influencer le destinataire dans sa décision.

3. PROTECTION ET RESPECT DE LA VIE PRIVÉE, DES INFORMATIONS ET DE LA PROPRIÉTÉ

PHIDAL attend du Fournisseur qu’il protège et utilise de manière appropriée les informations ou les actifs que nous lui partageons et qu’il respecte toutes les lois sur la protection des informations et la confidentialité qui s’appliquent à sa relation avec nous.

Droits à la vie privée

Protéger les droits à la vie privée de PHIDAL, de ses partenaires commerciaux, de ses fournisseurs et de leurs clients et employés. Toutes les informations sensibles doivent être traitées avec soin et discrétion. Si des informations sont partagées avec vous sur nos clients ou des tiers, ces informations personnelles ou exclusives doivent être respectées et utilisées conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. Vous devez vous assurer que seul le personnel autorisé est autorisé à accéder aux informations de PHIDAL et, sauf si la loi l’exige, ne peut être divulgué à un tiers sans notre consentement. Si vous soupçonnez que les informations qui ont été partagées avec vous ont été perdues, volées, utilisées ou divulguées de manière inappropriée, vous devrez nous en informer immédiatement.

Propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle fait référence aux marques, marques déposées, savoir-faire, inventions, brevets, contenus et autres éléments protégés par le droit d’auteur, secrets commerciaux, stratégies, moules, programmes informatiques, sites Web et applications. Vous aurez la responsabilité de protéger notre propriété intellectuelle contre tout accès non autorisé, vol, cyberattaque, mauvaise utilisation ou tout autre type de perte.
Cybersécurité

Les Fournisseurs doivent mettre en place des programmes de cybersécurité pour atténuer les menaces pesant sur leurs systèmes. PHIDAL s’attend à ce que toute information numérique fournie à un Fournisseur s’avère protégée contre tout accès non autorisé ou fuite et demeure confidentielle.

4. DURABILITÉ ET ENVIRONNEMENT

Durabilité

PHIDAL maintient un engagement envers des programmes et des pratiques environnementales sains et encourage la réduction ainsi que le recyclage des déchets. Les installations devront se conformer aux lois applicables en matière d’environnement. Les Fournisseurs doivent mener leurs opérations de manière à déployer des efforts soutenus pour respecter les meilleures pratiques et normes de l’industrie afin de minimiser l’impact sur l’environnement.
Les Fournisseurs doivent appliquer une politique, une norme, une procédure ou une mesure d’urgence fiable et convenable dans le cadre d’un système de gestion environnementale pour garantir que leurs opérations sont gérées de manière durable.
Les Fournisseurs doivent prendre les procédures nécessaires pour prévenir la pollution, conserver les ressources naturelles nécessaires à leurs opérations et mettre en œuvre des plans et des politiques d’intervention d’urgence pertinents.

Approvisionnement responsable en matériaux

S’approvisionner en matériaux de manière responsable, développer des emballages plus efficaces et durables et minimiser ou abolir l’utilisation de substances dangereuses dans les produits qui nous sont livrés. Si vous travaillez avec des produits pouvant contenir des matières dangereuses,
vous devez respecter toutes les lois et réglementations applicables, y compris en matière d’étiquetage. Vous devrez également tenir des registres de l’origine et de la chaîne de traçabilité des matériaux utilisés dans la fabrication de nos produits.

5. SURVEILLANCE

Le contrôle de la conformité des Fournisseurs aux normes de PHIDAL est surveillé en permanence via des contrôles réguliers des installations, des revues de programmes, des interventions des fournisseurs sur site, etc. Ces échanges permettent à PHIDAL d’avoir accès à la manière dont les Fournisseurs exercent leurs fonctions et de vérifier s’ils respectent les normes énoncées ci- incluses. PHIDAL continue d’appliquer des stratégies pour garantir que ses Fournisseurs sont sur la bonne voie afin de réduire et/ou éliminer l’utilisation de toutes les substances dangereuses et toxiques dans sa chaîne d’approvisionnement. Les fournisseurs doivent se conformer aux normes américaines ASTM F963, CPSIA, CA Proposition 65 ainsi qu’à d’autres réglementations nationales, au Canada SOR/2011-17 et aux normes européennes EN71 et REACH.

6. CESSATION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PHIDAL se réserve le droit de résilier tout contrat avec tout Fournisseur s’il estime que celui-ci ne mène pas ses activités conformément aux normes de PHIDAL.
Le droit de résiliation s’appliquera sans préavis au Fournisseur.

7. COMMUNICATION ET DIVULGATION

Pour toute question, préoccupation ou si des problèmes d’éthique ou de conformité surviennent, les Fournisseurs ont la responsabilité de les divulguer en contactant le Bureau d’éthique et de conformité de PHIDAL.

PAR COURRIER :
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5740 Ferrier
Mont-Royal, Québec, Canada H4P 1M7

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+1 (514) 738-0202

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NOUS JOINDRE

Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies ci-après.

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Date d’entrée en vigueur : janvier 2025